Unterschriften einholen. In Minuten, nicht in Tagen.
PDF hochladen, Felder setzen, senden. Ihre Empfänger unterschreiben am Handy, ohne Konto und ohne App. Sie bekommen eine Endfassung mit Nachweisseite und ein Protokoll, das sich nicht unbemerkt ändern lässt.
Hosting in Frankfurt (EU)Keine Tracker9 Sprachen
Papier ist langsam. Scans beweisen nichts.
Ausdrucken, unterschreiben lassen, einscannen, ablegen. Und am Ende weiß niemand, welche Fassung die richtige ist.
Zettel gehen verloren
Belehrungen und Dienstanweisungen liegen in Ordnern, Postfächern und auf Schreibtischen. Nachfragen kosten Zeit.
Scans sind nicht nachvollziehbar
Ein eingescannter Zettel sagt nichts darüber, wer wann was gesehen hat. Im Streitfall fehlt der Nachweis.
Freigaben hängen
Eine Bestellung wartet auf drei Unterschriften. Jede davon auf einem anderen Weg, keiner weiß, wo sie gerade steckt.
Vier Schritte bis zur Unterschrift
Kein Projekt, keine Schulung. Wer eine E-Mail schreiben kann, holt mit DocTrace eine Unterschrift ein.
Hochladen
Eine PDF hochladen. DocTrace berechnet sofort die Prüfsumme des Originals.
Felder setzen
Unterschrift, Name, Datum, Haken: per Maus auf die Seite ziehen. Name und Ort füllt DocTrace aus den Stammdaten.
Senden
Empfänger ankreuzen, Frist wählen, senden. Jeder bekommt einen persönlichen Link per E-Mail.
Fertig
Die Person unterschreibt mit dem Finger. Beide Seiten bekommen dieselbe Endfassung mit Nachweisseite.
Ein Dokument, mehrere Stationen. In der richtigen Reihenfolge.
Eine Bestellfreigabe geht erst zur Geschäftsleitung, dann in den Einkauf, dann ins Lager. DocTrace schickt jede Station erst dran, wenn die vorige unterschrieben hat, und zeigt jedem, was vorher schon unterschrieben wurde.
- Reihenfolge flexibel
Die Standard-Reihenfolge steht am Dokument. Beim Start jeder Kette lässt sie sich ändern: erst Einkauf, dann Geschäftsleitung, wenn es diesmal so passt.
- Einer aus der Station genügt
Eine Station ist eine Gruppe, zum Beispiel „Lager“. Jedes Mitglied bekommt einen Link, wer zuerst unterschreibt, erledigt die Station. Die anderen Links werden ungültig.
- Ablehnen mit Begründung
Stimmt etwas nicht, lehnt die Station ab und muss sagen, warum. Die Kette stoppt, der Starter bekommt eine Mail, es entsteht keine Endfassung.
- Meine Aufgaben
Jedes Mitglied sieht in DocTrace, welche Stationen gerade auf seine Unterschrift warten, und erledigt sie mit einem Klick.
Externe Personen, etwa ein Lieferant, sind als Station ebenfalls möglich. Sie unterschreiben per Link, ohne Konto.
Erst unterschreiben, dann bekommen.
Zugangsdaten, Ausschreibungsunterlagen, ein Datenraum-Link: Manches darf erst herausgehen, wenn die Unterschrift da ist. DocTrace gibt es automatisch frei, in dem Moment, in dem die Person abschließt.
- Geheimhaltungserklärung
Danach die vertrauliche Datei oder der Link zum Datenraum.
- Datenschutzerklärung
Danach die persönlichen Zugangsdaten zur App, für jede Person eigene.
- Vertraulichkeitserklärung
Danach die Ausschreibungsunterlagen, nur für die Frist, die Sie festlegen.
Verschlüsselt
Jede Datei bekommt einen eigenen Schlüssel. Nach Ablauf wird der Schlüssel gelöscht, die Datei ist dann dauerhaft unlesbar.
Läuft ab
Abrufbar für eine Frist nach der Unterschrift, zum Beispiel 7 Tage. Auf Wunsch nur ein einziges Mal.
Im Nachweis
Was freigegeben wurde, steht auf der Nachweisseite und im Protokoll: Art, Titel, Prüfsumme. Nie der Inhalt persönlicher Zugangsdaten.
Nie in der Mail
Die E-Mail nennt nur, was freigegeben ist. Abgerufen wird über den persönlichen Link, nie als Anhang, nie ein Passwort im Klartext.
Gebaut, damit es später zählt.
Eine Unterschrift ist nur so gut wie der Nachweis dahinter. DocTrace hält jeden Schritt so fest, dass er sich prüfen lässt, auch Jahre später.
Eine Endfassung
Die unterschriebene PDF wird genau einmal erzeugt. Archiv, E-Mail-Anhang und Download sind Byte für Byte gleich. Die SHA-256-Prüfsumme beweist es.
Verkettetes Protokoll
Jeder Protokolleintrag enthält die Prüfsumme des vorigen. Ändert jemand einen Eintrag, passt die Kette nicht mehr. DocTrace prüft das bei jedem Aufruf.
Zeit nur vom Server
Alle Zeitpunkte kommen von der Uhr des Servers, nie vom Gerät der Person. Die Nachweisseite in der PDF nennt die Zeitquelle.
Persönliche Links mit Ablauf
Jeder Link gehört zu genau einer Person und einem Vorgang, läuft ab, lässt sich zurückziehen und ist nach dem Abschluss gesperrt.
Firmen strikt getrennt
Jede Firma hat eigene Daten, eigene Rollen und eine eigene Protokollkette. Die Trennung ist in der Datenbank verankert, nicht nur in der Oberfläche.
Hosting in Frankfurt
Server und Speicher stehen in der Google-Cloud-Region Frankfurt (EU). Abgelegte Dateien lassen sich weder löschen noch überschreiben.
Transparenter Support
Unser Support sieht nur lesend in Ihre Firma, nur auf Anfrage, zeitlich begrenzt. Jeder Zugriff steht im Protokoll und für Sie unter „Support-Zugriffe“.
Von einer Person bis zur ganzen Firma
Für eine einzelne Unterschrift braucht es nichts davon. Wächst der Bedarf, wächst DocTrace mit.
Benutzer, Rollen, Rechte
Sachbearbeitung, Mitarbeiter, Firmen-Admin. Oder eigene Rollen mit genau den Rechten, die gebraucht werden.
Personen ohne Web-Zugang
Wer nur unterschreiben soll, bekommt kein Login. Lagermitarbeiter sind Mitglied einer Station und erledigen ihre Aufgaben per Mail-Link.
Mitarbeiter sehen nur, was sie betrifft
Ein Mitarbeiter sieht seine Aufgaben und seine Vorgänge, nicht die Dokumente der ganzen Firma. Was jemand sieht, bestimmen die Rechte.
Eigener Mailserver oder DocTrace-Versand
Mails gehen über Ihren SMTP-Server mit Ihrem Absender. Oder Sie lassen DocTrace versenden, ohne Einrichtung.
9 Sprachen
Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Ungarisch, Polnisch, Slowakisch, Chinesisch (vereinfacht und traditionell). Jede Person sieht ihre Sprache.
Hilfe-Center
Jede Funktion erklärt, mit Schaubildern und Screenshots, in allen Sprachen. Für Verwaltung und für Unterzeichner.
Mehrere Firmen, ein Zugang
Zwei Standorte oder mehrere Kunden als Dienstleister: Ein Konto, mehrere Firmen, sauber getrennt.
Wofür Firmen DocTrace einsetzen
Beispiele, keine Kundenaussagen. Überall dort, wo heute ein Zettel unterschrieben und abgeheftet wird.
Dienstanweisungen
Jeder Mitarbeiter bestätigt mit Unterschrift, dass er die Anweisung gelesen hat. Mit Datum vom Server.
Belehrungen
Sicherheitsunterweisungen und Datenschutzbelehrungen, nachweisbar unterschrieben statt in einer Mappe gesammelt.
Empfangsbestätigungen
Laptop, Schlüssel, Dienstwagen: Die Übergabe wird bestätigt, die Endfassung landet bei beiden Seiten.
Bestellfreigaben
Geschäftsleitung, Einkauf, Lager: als Dokumentenkette in der richtigen Reihenfolge, mit Ablehnen und Begründung.
Urlaubsanträge
Mitarbeiter stellt, Vorgesetzte genehmigt, Personalabteilung bestätigt. Drei Stationen, ein Dokument.
Externe Partner
Lieferanten oder Kunden unterschreiben per Link, ohne Konto, in ihrer Sprache.
Geheimhaltung mit Freigabe
Erst die Geheimhaltungserklärung unterschreiben, dann automatisch die vertrauliche Datei bekommen.
Klare Monatspreise. Keine Überraschungen.
Alle Tarife enthalten Nachweisseite, verkettetes Protokoll, 9 Sprachen und Hosting in Frankfurt. Monatlich kündbar, Abrechnung über unseren Zahlungspartner Paddle.
In jedem Tarif enthalten
- Eine Endfassung mit Nachweisseite und SHA-256
- Verkettetes, unveränderliches Protokoll
- Dokumentenkette mit Stationen
- Unterzeichner ohne Konto, am Handy
- Benutzer, Rollen und Rechte
- Eigener Mailserver oder DocTrace-Versand
- 9 Sprachen und Hilfe-Center
- Hosting in Frankfurt (EU)
Was Firmen uns fragen
Ist eine Unterschrift mit DocTrace rechtsgültig?
Brauchen Empfänger ein Konto oder eine App?
Wo liegen die Daten?
Prüft DocTrace die Identität der Person?
Kann ich kündigen?
Kann ich meinen eigenen Mailserver nutzen?
Was ist, wenn ein Link abläuft?
Die nächste Unterschrift in Minuten statt in Tagen.
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